Sistema informático para la gestión de
procesos de los servicios de balanza
COMPUTER SYSTEM FOR THE MANAGEMENT OF BALANCE SERVICES
PROCESSES
Vallejos Chiroque Carlos[1]
Nauca Torres Enrique Santos.[2]
Fecha Recepcion: 13
DIC 2020
Fecha Aceptación: 16
DIC2020
Resumen
Hoy en día la
tecnología permite a todo tipo de empresas enfocarse a un nivel competitivo que
conlleva a la satisfacción de los clientes, es por ello el propósito de la presente investigación fue la implementación
de su sistema informático que permitió mejorar la gestión de procesos de una
empresa dedicada a brindar servicios de balanza, siendo de tipo de estudio
aplicada y con diseño experimental, con una muestra de 6 colaboradores del área
de balanza, se usó técnicas como encuesta y observación. Los resultados fueron
bastante alentadores para la empresa, que incrementó sus ingresos desde el primer
mes que se implementó el sistema. Esto repercutió de muy buena manera hacia los
colaboradores y clientes, debido a la
optimización de los procesos.
Palabras clave: Gestión por procesos, Optimización,
Recursos, Procesos.
Abstract
Today technology allows all types
of companies to focus on a competitive level that leads to customer
satisfaction, that is why the purpose of this research was the implementation
of its computer system that allowed improving the management of processes of a
company dedicated to providing balance services, being of an applied type of
study and with experimental design, with a sample of 6 collaborators from the
balance area, techniques such as survey and observation were used. The results
were quite encouraging for the company, which increased its income from the
first month, that the system was implemented. This had a very good impact on
employees and customers, due to the optimization of processes.
Keywords: Process management, optimization, resources and
processes.
I.
Introducción
Las tecnologías de información (TI) en los últimos
tiempos ha adquirido fundamental importancia en todo lo referente a la
transmisión de la información eficiente, oportuna y eficaz, por lo tanto
implementar un sistema de información en la empresa es vital sobre todo porque
corresponde a una fase primordial para que cualquier organización capte la
atención del mercado. Según Ramirez (2016) nos menciona que los procesos en cualquier organización necesitan ser
gestionadas de manera óptima para garantizar una mayor agilidad en los procedimientos
de todas las áreas, es por ello en su investigación tuvo como resultados
del análisis del estado actual del
proceso de abastecimiento de la Municipalidad de Chiclayo , en que 73.1% del
personal afirman que el proceso de abastecimiento se encuentra en estado
crítico y el 100% de los mismos afirman que al proceso se debe aplicar una
solución para que los tiempos de entrega de pedidos sean minimizados ya que
generalmente sus pedidos son entregados en más de 4 semanas y hasta en otros
casos superan las 6 semanas. Según Veloz (2018) nos indica en
su investigación que una de las
problemáticas más frecuentes que se tiene son las horas hombre que se utilizan
para obtener datos de cualquier estadística que te pida tanto el cliente como
el personal administrativo, por lo que se sabe que estas horas son remuneradas
ya que implican un tiempo de demora dentro de la organización, así como también
las largas esperas que hacen los clientes debido a la demora, dejar de percibir el dinero, los
dueños no pueden verificar la información en tiempo real, entre otros problemas.
Se tuvo como problema principal ¿De qué manera la implementación de un sistema
informático mejorará la optimización de gestión de procesos? La investigación
tiene una justificación en el nivel tecnológico en especial las que están
vinculadas con la mejora de gestión, lo cual han obtenido un papel fundamental
para el desarrollo de las empresas en el mercado y también podemos señalar que
el margen de error en los procesos del negocio, sería mucho más grande sin no
se tiene un software, nivel social, con la implementación del software, la empresa
logrará optimizar recursos tales como el tiempo, dinero, humanos, etc. Además
de la automatización del proceso administrativo, ya que si hay un mal
funcionamiento de los procesos de la empresa, sí repercute negativamente, no
solo en la empresa, sino también en su competitividad en el mercado. De esta manera
es que se garantiza que fluya y que no sufra algún tipo de retraso el trabajo,
o algún documento que se haya solicitado. Además de poder compartirla también
con grupos de interés fácilmente a través de las tecnologías de información.
Cabe mencionar que el usuario reducirá el tiempo de espera de cada pesaje, con
lo que se podrá atender a más clientes, ya que estos van en aumento cada año,
por lo tanto significa que habrá una percepción mayor de dinero para la
empresa. Se permitirá un flujo de información más eficiente, ya que se podrá la
misma compartir en tiempo real, con otros departamentos de la empresa. De esta
manera es que se garantiza que fluya y que no sufra algún tipo de retraso el
trabajo, o algún documento que se haya solicitado y por último el nivel
personal que ayudará a la toma de decisiones y en la planificación de los altos
mandos de la empresa, ya que surgen nuevas ideas o imprevistos con el pasar del
tiempo, además de mejorar el control del rendimiento de los usuarios.
II.
Método y Materiales
Se basó en el método deductivo, con tipo
de estudio aplicada lo cual este énfasis de estudio está en la resolución
práctica de problemas. Se centra específicamente en cómo se pueden llevar
a la práctica las teorías generales. Su motivación va hacia la resolución de
los problemas que se plantean en un momento dado. Diseño de Investigación experimental,
según Becerra (2014), es una estructura
de investigación donde
se manipula una variable o diversas variables y las unidades son asignadas
aleatoriamente a los distintos niveles o categorías de la variable o variables
manipuladas. La población y muestra estuvo conformada por 06 colaboradores del
área de balanza, las técnicas usadas son la observación y la encuesta.
III.
Resultados
Diagnostico la situación actual de los procesos
Figura 1. Nivel de Conformidad
Fuente: Encuesta realizada a los colaboradores de
la empresa “El Diamante SAC”.
Interpretación
En la figura 1, se
evidenció que el 83% opina que el nivel de conformidad en que se llevan a cabo
los procesos en el área de balanza es “muy malo” debido a que los procesos, si
bien es cierto no son largos, pero son un tanto engorrosos al momento de pasas
los datos al cuaderno donde se guardan momentáneamente, mientras que el 17%
opina que es “malo”.
Figura2.: Dificultad al realizar los procesos
Fuente: Encuesta realizada a los colaboradores de
la empresa “El Diamante SAC”.
Interpretación
En la Figura 2, se
evidenció que el 50% de los trabajadores opina que el nivel de dificultad para
realizar los procesos en el área de balanza es “malo”, mientras que el 17%
opina que es “muy malo”, y el 33%”bueno”.
Figura 3: Calificación del trabajo para la atención al
cliente
Fuente: Encuesta realizada a los colaboradores de
la empresa “El Diamante SAC”.
Interpretación
En la Figura 3, se
evidenció que el 33% opina que su trabajo en cuanto a la atención al cliente es
“bueno”, mientras que el 67% opina que es “muy bueno”.
Desarrollo
del sistema informático para la
optimización de gestión de procesos
Plan
de Entregas
Luego de haber negociado con el cliente los alcances de
cada Historia de Usuario, es decir haber evaluado los riesgos, las prioridades
y realizado estimaciones, se establecerá el siguiente cronograma.
Tabla 1. Plan de entregas
|
N° |
Nombre |
Iteración |
||
|
1 |
2 |
3 |
||
|
01 |
Registro de Usuarios |
X |
|
|
|
02 |
Registro
de Clientes |
X |
|
|
|
03 |
Registro de tipo de vehículos |
|
X |
|
|
04 |
Reporte
de Clientes registrados |
|
X |
|
|
05 |
Reporte General |
|
X |
|
|
06 |
Reporte
de vehículos pesados |
|
|
X |
|
07 |
Pesaje de Vehículos |
|
|
X |
Fuente: Elaboración propia
Modelo entidad relación
Según ICEMD (2015) El modelo entidad relación es
una herramienta que permite representar de manera simplificada los
componentes que participan en un proceso de negocio y el modo en el
que estos se relacionan entre sí.
Figura
4. Modelo entidad relación
Fuente: Elaboración propia
Sobre el proceso principal
del software. En primer lugar, se procedió a llenar los datos del cliente, una vez
completado esto, vamos a pasar a la parte más importante de todo el proceso.
Dicho proceso cuenta con dos partes principales, que son: Primera pesada y
segunda pesada. En la primera parte del proceso, se procederá a pesar el
vehículo ya sea con carga o sin carga. Para esto, deberá capturar el peso de la
balanza, éste variará dependiendo si es que el vehículo está vacío (Peso tara),
o con carga (Peso neto) y automáticamente deberá actualizar la fecha y la hora
de ingreso del mismo.
En la primera parte de este
proceso, se realiza la cobranza de acuerdo a los precios establecidos (tarifa)
para cada tipo de vehículo en la empresa. Cabe resaltar que en éste proceso de
pesaje, no necesariamente tienen que realizarse las dos partes inmediatamente o
el mismo día, ya que a veces los transportistas sólo pasan por las balanzas
para saber el peso de lo que están llevando, o tal vez hacen viajes largos.
Para la segunda parte del proceso, se procede a realizar la segunda pesada,
este valor se restará con el primero (dependiendo de cuál haya sido capturado
en la primera parte), con esto obtendremos el peso neto. Después de haber obtenido todos los pesos, se
procederá a imprimir el comprobante y así termina el proceso de pesaje.
Figura 5. Proceso de pesaje
Fuente: Elaboración propia
Figura
6.: Menú principal
del sistema
Fuente: Elaboración propia
Figura 7. Formulario de proceso de pesada (primera pesada)
Fuente: Elaboración propia
Figura 8. Formulario de proceso de pesada (segunda pesada)
Fuente: Elaboración propia
Análisis de resultados en la gestión de procesos en la
implementación del sistema informatico
Figura 9. Nivel de satisfacción del nuevo
software
Fuente: Encuesta
realizada a los colaboradores de la empresa “El Diamante SAC”.
Interpretación
En la figura 9, se
evidenció que el 83% de los trabajadores de la empresa, opina que el nivel de
satisfacción es Muy bueno, mientras que el 17% opina que es bueno.
Figura
10. Nivel de facilidad del manejo del software
Fuente: Encuesta
realizada a los colaboradores de la empresa “El Diamante SAC”.
Interpretación
En la figura 10,
se evidenció que el 67% de los trabajadores de la empresa, opina que el nivel
de facilidad del manejo es Muy bueno, mientras que el 33% opina que es bueno.
Figura
11. Nivel de mejora de los tiempos en los procesos
Fuente: Encuesta
realizada a los colaboradores de la empresa “El Diamante SAC”.
Interpretación
En la figura 11,
se evidenció que el 100% de los trabajadores de la empresa, opina que el nivel
de mejora de los tiempos en los procesos es Muy Bueno.
IV.
Discusión
Mediante la
herramienta de medición llamada Escala de Likert se demostró que los
colaboradores del área y los administrativos, han quedado satisfechos con el
sistema implantado, lo que se debe a la efectividad que tiene el mismo para
agilizar procesos y optimizar la información, algo que se había planteado desde
el inicio de la investigación y se ha demostrado con las encuestas realizadas
antes y después de la implementación. En el diagnostico de la situación actual de los procesos de la
empresa donde actúan los colaboradores de la empresa antes mencionada, se
evidenció en que los tiempos de los procesos, se obtuvo como resultados “Muy
malo” con un 50%, “Malo” con 33% y “Regular” con 17%. Estos resultados son
similares a los obtenidos de Braco (2017), en su trabajo de
investigación Modelo de gestión por procesos en el centro informático y
sistemas de la Universidad Señor de Sipán utilizando business process managent
(BPM). En el cual indica que los coloaboradores del área de sistemas no estan
conformes con el tiempo al realizar los procesos (solo el 20% de los
trabajadores indicaron que se sienten conformes). Estos resultados nos dan a
conocer que se debe implementar un sistema de información, que ayudaría a
mejorar nuestros tiempos.
V.
Conclusiones
Después de haber hecho el estudio correspondiente, se
concluyó que la situación actual de la empresa, no es el mejor debido a que los
procesos que se realizaron son un tanto complicados al momento de adquirir la
información.
Se desarrolló un sistema en que se agilizaron los
procesos, así como también la información del área. Además tiene almacenamiento
de clientes, así mismo de vehículos, usuarios y el mismo proceso de pesaje.
Para los intereses propios y de los funcionarios de alto
cargo en la empresa, se ha notado que se
ha tomado el sistema de la mejor manera con algunas complicaciones como la
resistencia al cambio, pero el personal y la parte administrativa han quedado
satisfechos con el trabajo realizado, se ha podido demostrar en las encuestas
realizadas después de haber implementado el sistema.
VI.
Recomendaciones
Debido a que el mercado es cada vez más competente y por
sobre todo los clientes se van volviendo más exigentes en cuanto a los
requerimientos de los sistemas que deseen adquirir, estamos obligados a mejorar
nuestra calidad de desarrollo y por consiguiente la calidad del producto que
brindamos.
Implementar estrategias
para la familiarización del software en la empresa para el personal de mayor
edad y con esto lograr que se le facilite el acceso a las nuevas tecnologías.
Adquirir equipo de última tecnología debido a
que los equipos que se están utilizando en dicha área (terminales, teclados,
mouses, UPS’s, estabilizadores, cableado, etc.) son obsoletos, esto puede
generar una serie de complicaciones y/o problemas al momento de tener que
manejar la información.
VII.
Bibliografía
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